Penasaran dengan Tugas Divisi Acara dalam Kepanitiaan? Berikut 6 Tugas dan Tanggung Jawab Sie Acara!

Dalam suatu struktur kepanitiaan terbagi menjadi beberapa bagian. Bagian-bagian tersebut yaitu ketua pelaksana, wakil, sekretaris, bendahara, sie dokumentasi, sie humas dan publikasi, sie perlengkapan atau perkap, sie konsumsi, dan divisi lainnya.

Semua susunan kepanitiaan tersebut memiliki jobdesk yang berbeda-beda setiap bagiannya. Tidak semua orang mengetahui tugas divisi acara dalam kepanitiaan. Nah, sebelum Anda mengetahui jobdesk divisi acara, sebaiknya Anda tahu dulu apa itu divisi acara.

Divisi acara merupakan salah satu bagian dari kepanitiaan yang bertugas untuk mengurus seluruh rangkaian acara. Divisi atau seksi acara ini sering dijuluki sebagai seksi paling sibuk daripada divisi-divisi lain. Sebab, divisi acara harus memastikan acara tersebut berjalan lancar, aman, dan sesuai rencana.

Sekarang Anda sudah tahu pengertian dari divisi acara. Selanjutnya, tim Sewa78 akan menjelaskan fungsi dan tugas panitia acara. Kepo? Simak uraian tugas panitia kegiatan di artikel ini. Let’s go!

Membuat Konsep Acara

Petugas acara mempunyai tugas untuk merancang konsep untuk acara secara rinci dan juga spesifik. Konsep acara merupakan rencana yang menjadi dasar terselenggaranya sebuah event atau kegiatan. Ini penting apapun agendanya, mau itu pameran maupun bazar.

Konsep acara menjadi panduan untuk membantu para panitia penyelenggara merencanakan, menjalankan, dan memastikan bahwa acara berjalan sesuai dengan konsep dan tujuan. Contoh konsep acara yang menarik seperti festival kuliner dengan tema makanan internasional.

Pada saat merancang konsep acara, seksi acara harus berkoordinasi dengan divisi lainnya, seperti sie perlengkapan. Sebab, seksi acara juga membutuhkan beberapa perlengkapan, seperti tenda untuk acara bazar.

Dengan demikian, panitia bisa menawarkan sewa tenda bazar ke tenant yang membutuhkan. Jangan ragu untuk sewa tenda sarnafil Surabaya karena prosesnya mudah dan cepat. Jadi, acara pun bisa berjalan lebih lancar.

Membuat Rundown Acara

Setelah membuat konsep acara, tugas berikutnya dari sie acara adalah membuat rundown acara. Fungsi rundown adalah supaya pelaksanaan acara lebih terstruktur dan berjalan lancar tanpa ada yang terlewatkan satu pun.

Di sisi lain, rundown acara juga berguna untuk mengingatkan pengisi acara dan pembawa acara agar tidak melebihi waktu yang sudah ditentukan. Jadi, acara tidak molor dan bisa selesai sesuai jadwal yang sudah dibuat.

Mengelola Acara

Tugas lain untuk seksi acara adalah mengelola acara, dalam kata lain berperan sebagai koordinator acara. Untuk mengelola acara, seksi acara harus mencari, membuat draft, mengatur pakaian, mendampingi, dan lain-lain untuk pengisi acara.

Selain mencari pengisi acara, seksi ini juga harus mengundang dan membuat kontrak kerjasama dengan semua pengisi untuk agenda tersebut. Pengisi acara yang dimaksud adalah MC, penari, musisi, dan semua pengisi di bidang seni lainnya.

Membuat Jadwal Acara

Seksi penyelenggaraan acara juga harus membuat jadwal mulai dari jadwal latihan, gladi kotor, gladi bersih, sampai kegiatan tersebut selesai. Suatu acara bisa berjalan lancar salah satunya adalah dengan memiliki jadwal latihan.

Jadwal tersebut berlaku untuk para pengisi acara agar persiapan semakin matang. Dengan persiapan, kemungkinan acara berjalan dengan baik dan sukses menjadi lebih besar.

Mensosialisasikan Draft Acara

Job desk seksi acara selanjutnya adalah mensosialisasikan draft yang sudah dibuat kepada semua divisi panitia dan pengisi acara. Draft ini berisi susunan acara mulai dari masuknya MC untuk pembukaan, masuknya penari atau musisi, dan sampai penutup acara.

Selain itu, pada saat sosialisasi draft, sie acara juga berkoordinasi dengan sie dekorasi, keamanan, konsumsi, dan lainnya. Hal ini bertujuan agar acara berjalan sesuai dengan rencana dan sukses.

Membuat Laporan Acara

Tugas dan tanggung jawab terakhir yang harus dikerjakan oleh seksi acara adalah membuat laporan acara. Laporan ini berisi tentang keseluruhan acara mulai dari perancangan konsep, jalannya acara, sampai acara tersebut selesai.

Di sisi lain, penulisan laporan ini berfungsi sebagai bahan evaluasi. Evaluasi ini membahas timbulnya masalah sampai penyelesaian atau solusi dari masalah tersebut. Adanya evaluasi ini bisa menjadi salah satu cara untuk meminimalisir terjadinya kesalahan atau masalah yang sama pada acara lainnya.

Pertanyaan Terkait

Sebutkan jobdesk ketua panitia ?

Orang yang mendapatkan peran sebagai ketua panitia atau ketua pelaksana mempunyai tugas untuk memimpin semua anggota yang ada dalam susunan panitia dan berkoordinasi dengan semua anggota.

Apa saja tugas penanggung jawab acara?

Salah satu tugas dan tanggung jawab seksi acara adalah membuat konsep acara dan membuat pilihan tema dengan alasan agar acara berjalan sesuai rencana dan tujuan.

Apa yang dimaksud dengan penanggung jawab?

Penanggung jawab atau PIC suatu acara merupakan seseorang yang berperan sebagai pemimpin dalam sebuah tim.

Apa kepanjangan dari pubdekdok?

Pubdekdok atau PDD merupakan singkatan dari publikasi, dekorasi, dan dokumentasi.

Itu tadi 6 tugas divisi acara dalam kepanitiaan yang paling lengkap. Dapat disimpulkan bahwa tugas dan tanggung jawab seksi acara adalah merancang, membuat, dan memastikan persiapan acara dari awal sampai akhir selesai dengan lancar.

Selain itu, seksi acara juga akan berkoordinasi dengan sie perlengkapan dan memastikan bahwa perlengkapan seperti meja dan tenda sudah siap. Apakah sie perlengkapan sudah sewa tenda sarnafil? Jika belum, maka sie perlengkapan bisa sewa di Sewa78 yang terbukti kualitasnya.

Perusahaan jasa kami menawarkan produk terbaik dan harga sewanya juga murah. Tertarik untuk sewa tenda? Hubungi kami sekarang melalui Whatsapps atau telepon, tenda yang dibutuhkan akan segera kami kirim ke tempat acara dengan cepat!