Berikut 12 Susunan Panitia EO dan Penjelasan Tentang Tanggung Jawabnya Masing-Masing!

Ketua Pelaksana

Susunan event organizer yang pertama sudah pasti diisi dengan ketua pelaksana yang merupakan tonggak utama sebuah tim. Tugas dari ketua pelaksana adalah untuk mengendalikan semua persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi di akhir acara.

Gak hanya itu, ketua pelaksana juga harus bisa menyelesaikan semua tantangan yang muncul. Tantangan ini tidak bisa ditebak kapan munculnya, bisa sebelum acara, pada saat acara atau bahkan setelah acara itu sendiri selesai.

Selain itu, ketua pelaksana harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, jujur, terampil, dan juga bijaksana. Semua kemampuan tersebut nantinya akan berguna saat ketua membuat keputusan di saat-saat darurat.

Wakil Ketua Pelaksana

Setelah ketua pelaksana, sudah pasti ada wakil ketua pelaksana. Tanggung jawab dari wakil ketua pelaksana adalah memberikan bantuan secara penuh untuk semua urusan ketua. Selain itu, wakil ketua juga harus memastikan gak ada detail acara yang terlewatkan.

Hal inilah yang membuat wakil ketua sebagai kaki tangan dari ketua pelaksana. Bahkan, wakil ketua bisa menjadi kunci suatu pertemuan seperti rapat dengan beberapa pihak vendor lain apabila ketua pelaksana tidak dapat hadir dalam pertemuan tersebut.

Sekretaris

Bagan committee selanjutnya adalah sekretaris yang identik dengan notulen rapat. Tugas dari sekretaris dalam panitia EO adalah untuk mengelola administrasi dan operasional ketua pelaksana. Mulai dari notulen, menyusun agenda rapat, membuat laporan acara, bahkan sampai mengirim surat-surat resmi seperti undangan untuk acara apapun. Semuanya disusun dalam format Word.

Di sisi lain, sekretaris tidak jarang menjadi orang pertama yang berinteraksi dengan konsumen atau klien untuk membahas suatu acara. Tak jarang juga, sekretaris membantu divisi lain untuk penyewaan barang, seperti sewa tenda di sewa tenda Sidoarjo yang terkenal dengan proses mudah dan cepat.

Bendahara

Kemudian, ada bendahara yang bertanggung jawab untuk mengatur keuangan dan menyusun laporan keuangan secara terperinci dengan format Excel atau PDF. Selain itu, bendahara juga memiliki kewajiban untuk mengeluarkan uang untuk kepentingan perusahaan atau organisasi.

Di sisi lain, bendahara juga bertanggung jawab untuk mencari sponsor demi keberlangsungan acara. Tanggung jawab bendahara juga mengidentifikasi dan mengamankan sponsor dan sumbangan.

Dokumentasi dan Publikasi

Tim publikasi dan dokumentasi memiliki tanggung jawab dokumentasi dan semua yang berhubungan dengan seni untuk suatu acara konser musik atau pameran. Baik itu dokumentasi acara yang simpel sampai acara yang bersifat darurat.

Foto dan video yang diambil oleh tim dokumentasi sudah pasti tidak boleh blur, pencahayaan berlebih, dan kesalahan fatal lainnya yang bisa bikin hasil foto dan video kurang bagus.

Tim ini gak hanya mendokumentasikan acara saja, tapi juga menyebar informasi acara mulai dari persiapan sampai pelaksanaan acara dengan memanfaatkan media sosial dengan baik.

Tim Kreatif

Tim kreatif bertugas memunculkan ide-ide unik yang dapat menarik perhatian konsumen, pengunjung atau target audiens sebuah acara pameran, bazar, anniversary kantor, lomba, dan event besar lainnya.

Selain itu, tim kreatif juga akan memikirkan konsep acara, isi acara, dan mengunggah acara tersebut. Tugas-tugas tersebut bertujuan untuk menarik minat calon pengunjung untuk datang ke sebuah acara.

Tim Dekorasi dan Venue

Lanjut, ada tim venue dan dekorasi yang diisi oleh orang-orang dengan kemampuan dekorasi. Tanggung jawab dari tim dekorasi itu sendiri ialah fungsionalitas dan estetika dari tempat menyelenggarakan acara.

Biasanya, tim ini akan melakukan kerjasama dengan tim perlengkapan. Namun, tidak menutup kemungkinan tim ini akan bekerjasama vendor eksternal apabila acara yang diselenggarakan dalam skala besar. Apalagi kalau venue yang dipilih client seperti restoran, hall atau hotel.

Tim Perlengkapan

Tim perlengkapan adalah tim yang menyediakan semua perlengkapan atau peralatan yang dibutuhkan selama acara. Selain itu, tim perlengkapan ini harus memastikan ketersediaan semua perlengkapan, mulai dari tempat acara, kursi, meja, tenda, panggung, hingga sound system.

Tidak boleh ada daftar yang ketinggalan kalau tak mau acara jadi berantakan. Nah, misal tim perlengkapan tidak memiliki tenda, Anda bisa sewa tenda bazar dari vendor eksternal dengan harga murah.

Tim Program dan Activities

Tim program dan activities atau divisi acara merupakan tim dengan tugas menyusun rangkaian suatu acara. Sebagian orang beranggapan bahwa tim ini adalah tim yang paling sibuk dari tim lainnya.

Sebab, divisi acara mempersiapkan acara mulai dari persiapan hingga terlaksananya acara. Selain itu, divisi acara juga harus memastikan acara yang sedang berlangsung berjalan sesuai rencana, lancar, dan juga sukses.

Tim Sponsorship

Dalam event organizer atau komunitas pasti ada yang namanya tim sponsorship. Tim sponsorship ini berkaitan dengan ketersediaan dana untuk suatu acara. Tim ini bertanggung jawab untuk mencari perusahaan atau brand yang memberikan penawaran bekerjasama dan suntikan dana.

Hal seperti ini sudah biasa, sehingga tanggung jawab tim sponsor adalah membuat proposal pengajuan kerjasama pada perusahaan atau brand tertentu. Dana dari sponsor tadi nantinya akan digunakan untuk keberlangsungan acara yang diselenggarakan.

Tim Keamanan

Agar kegiatan atau acara berjalan dengan lancar tanpa adanya kekacauan, maka harus ada yang namanya tim keamanan. Tim ini bertugas untuk mempersiapkan dan mengatur segala hal yang berkaitan dengan keamanan acara tersebut.

Di sisi lain, untuk memperketat pengamanan acara, tim keamanan akan berkerjasama dengan petugas keamanan lainnya. Contohnya, acara konser musik membutuhkan pengamanan dari aparat seperti polisi.

Tim Konsumsi

Gak kalah penting dengan tim lainnya, tim konsumsi adalah crew yang menyediakan logistik mulai dari panitia hingga peserta acara. Selain itu, tim konsumsi juga mengatur makanan dan minuman sesuai jadwal yang sudah ditentukan.

Tim konsumsi bertanggung jawab untuk menyiapkan dan membereskan alat konsumsi, seperti piring, gelas, sendok, dan garpu. Sementara itu, tim konsumsi juga yang mengatur biaya konsumsi dengan berkoordinasi langsung dengan bendahara.